业务部管理制度

业务部管理制度

一、业务处理制度：

为使本公司有关业务的处理有所遵循，以利业务的推展，特制定本制度。

1、报价处理：

（1）、向客户报价的原则：向用户报价前，必须了解清楚客户资料，是否属于一般用户、重点发展的用户判断其需求力，然后根据公司业务工程师成本核算情况由公司领导进行准价报价。

（2）、按毛利报价权限：产品毛利在50%（含50%）以上业务员可在外先期自己决定（后走审批流程）；毛利在30-50%（含30%）需请示业务经理决定；毛利在20-30%（含20%）需将详细资料上报总经办决定：毛利在20%（不含20%）以下由总经理决定。

（3）、业务员未按照公司报价流程私自报价的造成公司损失（负毛利）或公司名誉受损的业务员承担全部损失，情节严重的将追究其经济责任和法律责任。负毛利计算方法为该产品毛利10%（含10%）以下。

2、订单处理

（1）、客户以电话、传真或网络通知方式或当面通知进行订货；

（2）、业务接受订货时，应先调查有无该项库存，如有库存即予填具《送货单》给仓库发货；若无此项库存，立即转换为公司《施工单》，确定生产交期；

（3）、若客户以现金或支票方式订货时，应于《送货单》备注栏内，注明现金交易；

（4）、若订单数量多，须先收部分订金时，待客户预付订金后，方通知生产单位生产；

3、出货

（1）、业务人员根据《送货单》数量出货,仓库根据《送货单》发货,客户签收后交业务助理统一管理;

（2）、凡无销售行为的出货（送样品等），需填具《送货单》，并备注“样品”等字样；

（3）、业务开具《送货单》时，需同时开具《放行条》等证明及办妥各项运送手续；

4、客户投诉处理

（1）、公司接获客户投诉时，应填写《客户投诉单》，将客诉的原因详注后，转交品管部、工程部、生产部，作客诉记录及责任的判定。

（2）、经判定非为公司的责任时，将处理的经过及建议填写于《客户投诉单》后，转交业务部，通知客户；

（3）、若判定为本公司责任时，则由品管单位召集工程、生产部门会集处理方案，并将处理的建议写成处理方案，并送呈总经办审核。

（4）、接获客户投诉时，应立即处理，并于不迟于三天内回复；为防止再度发生，应将处理后的客户抱怨单送相关部门传阅，并就其发生原因进行研究改善；

5、客户管理：

（1）、对于客户管理，则应依其分类，决定例行月份的拜访及预定次数。另外，在开拓新客户方面，应设定每月的开拓预定数，进行有计划的业务拓展活动；

（2）、对于旧客户与预定客户方面的资料，则应建立客户资料卡，记录下列所规定事项，并随时注意更改资料：①产品的种类项目、人员、设备、能力；②销售情况、需求情况；③过去的客户交易情况；④付款情况、信用状况；⑤公司内部下单手续的过程、付款手续过程；⑥行业的景气状况；

（3）、经常与客户沟通，保持密切的关系，探寻订货情况及其公司的需求，设法延揽交易；

（4）、为了加强与客户沟通，了解我司是否能满足客户的需要并对客户满意度进行信息调查回馈，以解决客户所遇到的问题，努力满足顾客的需要，并在此基础上持续的改进，从而提高客户对我司的满意度，完善公司的整体形象。

（5）、所有业务员必须要报备客户档案,并且要完整记录。填写要求如下:

1).客户单位信息，联系方式，目前所使用产品的情况，对本公司产品的评价等；

2).联系人资料：姓名、 职务、生日、兴趣爱好、关系等级等。

（6）、业务员客户保障措施:

1). 同一客户谁先报备客户就由谁跟踪（其业务提成全部算给该业务员）即同一客户只能有一个业务员跟进原则。

2).如有客户直接联系公司的，根据客户提供的业务员姓名或公司根据业务员报备的客户档案来确认跟进的业务员；如业务员已经离职或无人报备，由公司指定专人跟进并更新报备的客户档案.

3).在老客户要求公司重新报价或降价时,必须获得业务经理批准.

4).业务员必须加强新老客户维护工作,必须坚持定期拜访工作.将月拜访计划和拜访记录及客户满意调查表每月汇报给业务经理和抄送给业务助理统一管理。

6、合同管理制度：

严格业务合同管理制度 

（1）、业务人员在业务过程中与任何客户发生的交易都必须按公司原则签订购销合同（合同根据项目具体情况拟订），并双方签字盖章。如有些随机业务而无需或无法签定双方合同，依照合同范本（范本样式根据具体情况而定），项目负责人需自身补齐合同交于部门经理，并同时备份给业务助理存档，需依照档案保管程序妥善保管，并连同其它文件做为销售审核文件。 

（2）、每个业务人员在签定每份购销合同中，应明确标出合同号。合同号表明格式为：时间（年度、月份）-项目名称-流水号。业务助理应协助业务人员立档，以备存查。 

（3）、合同管理；凡签定的正式合同，一律须及时交于公司财务及业务助理存档。业务助理需依照档案管理程序妥善保管。并须及时将签定的正式合同复印件交于财务，财务立档以便督促收款。 

7、处理对账单

月底要及时将对账单处理好并经过审核后交给客户确认，并保存好回签的对账单,按公司财务部要求提交完整资料和单据由财务入账。

8、回笼货款

业务部要根据和客户约定好的付款时间及时跟催货款，保证货款及时回笼。

二、相关管理

1．出差管理

业务员出差前应填写《外出放行条》人员核准。未经允许之出差行为以旷工论处。

2．业务员管理

1).业务员每天回来后，必须按照规定把当天拜访客户的情况认真填写《业务工作汇报》以邮件或书面上报部门经理，公司统一协助解决问题.

2).月报：业务员每月上班最后一天（如遇周日向前推）9：00点前，把一月的总结情况以邮件或书面方式上报部门经理(每个客户已下定单,流失定单,营业情况,开发客户数等等),共同分析原因,挣取公司最大业务量.

4).正确处理客户异议，注意工作方式，树立个人形象，打造公司形象。

5).严格执行公司促销政策，所有促销产品一律不得退货（除质量问题）

6).不得发生窜货，如发现窜货每次罚款500元，并承担因窜货发生的一切损失。

7).不得私自截留公款，一经查出移交司法机关处理.

8).所有业务人员必须贯彻公司保密协议,如有泄露公司经营或相关技术秘密的一经查出移交司法机关处理.

9).部门所有人员需按照公司文件管控程序要求，所有电子档资料必需及时存入文控中心保存，且分类清晰便于查找。

业务部费用管理制度

本公司业务相关费用实报实销,参照发下标准.

一、市区内出差

（1）市区内出差以公交为主。

（2）因工作需要须搭乘计程车者，经部门经理级以上特准方可搭乘。

（3）若需用公务车，则填写《派车申请单》经审批、核准后方得外出。

二、省内、省外出差

1、业务总监：所有的交通工具。

2、部门经理级别：摩托、巴士、的士、轮船（二等舱）、火车（软卧）、的士。

3、业务员、其他员工：摩托、巴士、轮船（普通舱）、火车（硬座）、的士（申请）。

4、不论任何级别，因时间紧迫或合理成本考虑而乘坐飞机时，需提前申请并经审批方有效，否则以火车计价报销该路程费用。

6、多人出差起止地点相同时，若共同乘坐同辆的士出（返）差，交通费仅能由一人代表申报。

2、住宿费用最高标准(因公而无法赶回公司的)

（1）住宿费用的使用标准大致分为（提倡节俭）：

A 业务经理级别人员：100-150元/天

B、高级业务级别人员：60-100元/天；

C、业务人员：45-60元/天

（2） 市区内出差原则上要求工作当天返回。因工作的特殊情况需住宿不得高于80元/天（事前必须经上级领导同意）；

（3）经理以下人员两人（同性别）同时出差同一地点时，应以同住一房，并以不超过二人住宿标准合计之80%报销。报销此类住宿费用仅由一人代申报，注明使用人员。

3、出差生活补贴

出差生活补贴按地区标准、出差天数给予补助。以每天30元/人进行核计,市内无补贴.

3.1 出差天数以中午12:00为界限，以车、船票的时间为标准。

3.2 出发时间≤12:00的，出差天数为1天，反之为半天。

3.3 到达时间＞12:00的，出差天数为1天，反之为半天。

3.4 业务人员到公司业务单位所在地出差，期间接受业务单位接待的，则生活补贴不予发放。

4、交际费用说明：

为加强员工之间的沟通，或为某一特别的主题、或作公关和销售活动可以聚餐或娱乐，但必须遵守以下规定：

a.属于事先预知的情况，必须事先取得书面核准；属于临时发生的紧急情况的，必须在事后补得上述书面核准。

b.这类费用产生的原因必须是有必要的、合理的和可解释的。

c.所产生的费用必须由当时在场的最高主管进行报销，并在报销时向其上一级主管说明具体原因。

d.各级经理有责任和义务对此类费用的发生加以控制和管理。

e.报销时应注明所有在场人员姓名。

f.业务活动经费由业务经理统一管理.