学生会秘书处规章制度
中山大学南方学院学生会秘书处,是院学生会的重要组成部分,直接受院学生会主席团领导,并对其负责。同时也是沟通各个部门的重要桥梁。为了做好部门本职工作,使部门工作更加迅速高效,井然有序,也为了让大家更好地了解、监督、指正秘书处的工作,特此制定本部门规章。
宗旨:关注学生,服务学生;提高自我,完善自我
原则:尽责、严谨、务实、开拓、求真
中心:团结、协作、自信、高效、创新
秘书处设有部长(副秘书长)一名,副部长三名,干事若干名。按部门工作性质,分为联络组,文秘组,总务组,每副部长负责一小组。
一、联络组
(一)、日常工作:
1、联系工作。负责院学生会各部门以及部门内部的联系事务,以保证工作(会议、晚会等活动)及时迅速顺利地开展;
2、物资监管。每次活动前,联络组须负责整理汇总所有资料,收发并记录物资;
3、钥匙保管。负责办公室钥匙:弄丢要上报并重配钥匙,重配钥匙的费用由个人支付;当重配钥匙数达到3把时,为避免学生会财产的损失,秘书处应申请换锁,该事项由总务组负责。)
4、互助协作。联络组要做到协助其他组,其他部门的工作,注意好续后工作。要及时反馈信息,当出现大家意见不合的情况,要适当做好协调工作,自己处理不了的再上报。
5、博客管理。联络组须定时整理部门博客,及时把活动的资料和照片放上去。
(二)、注意事项:
1、联络过程。联络时注意语气和态度,要做到有文明有礼,以及恰时。在休息时间尽可能不要通知,或者可选择发短信通知,但是要注明收到请回复;如果在非休息时间还未回复再次电话通知。如果情况十分紧急,直接电话通知,说明缘由。
2、会议通知。在通知时要重点提醒被通知人的会议、活动时间和地点如果是大型会议要在会议前一天或者是会议前一个小时再跟参加者提醒一下,确保他们的到场。
3、细节提示。重大会议或活动,须提醒参加者注意着装,并佩戴学生会工作证、校徽。
4、事宜核准。联络组要注意活动的时间,如果时间有出入的话要向部长请示清楚再答复他人。要多次反复和张部、刘佳老师、刘文基老师、乔华锋老师确认时间,做好通知。
二、总务组
(一)、日常工作:
1、做好每次会议的记录和会议前的准备工作。准备工作主要包括会议开始前要先问清开会的老师需要讨论的资料,提前打印、整理。
2、写申请书:申请书要按规范写,并且要按规范页规范的字体。经费申请表也要用规范表写,写完要先给主席签名再给刘佳老师。
3、物资管理与物资申请:物资由一个干事管理,平时物资的损坏、丢失,由此干事负责。
4、财务报表:由一个干事负责财务。一学期写一份财务报表上交。
(二)注意事项:
1、平时由此同学负责把举办活动的报销活动收集交给刘佳老师。交给刘佳老师时,尽可能顺便帮老师贴好发票联。提醒老师把钱还给申请报销同学,并且提醒申请报销同学平时多与老师沟通,才能尽快拿到报销款。还要跟进报销情况,确保报销人已拿到钱。
2、物资申请要用物资申请表。表格一式两份,分别由监察部和秘书处保留。由本部与其他部门干事一起去拿,并签名。遵循先申请先审批原则。秘书处要严格按照档案管理条例填写以上表格,并存档。物资借出期间出现任何问题由借用人承担。
3、跟学生会有关的文档记录都要用印有学生会水印的模板。
三、文秘组
(一)日常工作:
1、写策划书:大型活动要提前一个月出台,并且与外联部打招呼,提醒外联部可以提前找赞助商。策划书交给老师,询问老师的意见,及时做出修改。
2、按时写好计划书,主要是下学期工作计划,按计划书进行。上学期主要是学术活动和田径运动会。
3、每次活动后要做好总结工作,每学期要写一份秘书处工作总结。
4、要收集好各个部门的工作,写一份学生会的工作年鉴。
5、收集各系的工作计划、工作总结。
(二)注意事项:
1、在写策划书的时候,要多想几个解决的方案,预防突发状况。
2、策划书和学期工作计划都要提前写。
第二章 规章制度
一、日常制度
1、秘书处成员要严于律己,遵守学生会的管理制度,互助共勉,树立秘书处良好的形象和声誉。
2、秘书处成员不得以权谋私,不得以秘书处或学生会的名义有越权行为,一经发现,视情节轻重,分别处以批评,警告、直至辞退。
3、秘书处成员在执行任务中,出现错误应追究该组负责人及当事人的责任。
4、秘书处成员如察觉自己无法胜任秘书处工作,可以向秘书长或副秘书长提出辞职,并上交辞职报告,老师、秘书长和副秘书长根据实际情况讨论后,当工作移交完整后方可离开秘书处。
5、秘书处人员在值班时间必须做好各项记录工作,遇有重大事情无法决断的,必须及时向秘书长或副秘书长汇报,不得延误工作。
6、副秘书长有布置任何任务和下达任何命令,秘书处的成员要互相转告,尽量使消息让整个部门的人都知道,这样才能做到我们互帮互助,任务完成的更好。
7、秘书处成员确保学生会相关信息材料的保密性及准确性。
二、会议制度
1、秘书处全体成员定期召开例会,总结工作,落实、部署下一步工作。
2、如遇特殊情况应事先向副秘书长请假并说明理由,事后明确会议内容,干事迟到、早退达五次或无故缺席三次者,予以辞退处理。
三、奖惩制度
1.对于本部门表现优秀成员,给予口头或书面形式的表扬并作好记录。
2.对屡次无故缺席,并未能讲明原因者,公开提出批评。
3.其他方面按照学生会考核制度严格执行。
第三章 具体工作安排过程
一、布置会场的流程
1、物品管理:
物品 | 负责人 |
院旗 | 团委学生会办公室 |
校徽 | 陈岳英老师 |
纸杯、水牌 | 乔华锋老师 |
花 | 刘佳老师 |
音响设备 | 刘文基老师 |
饮水机 | 团委秘书长许迦勒 |
水桶、水果盘、桌椅 | 物业管理 |
气球 | 学生会办公室或宣传部 |
红布 | 学工部张雪辉副部长 |
2、事项准备:a、申请课室(5教105)
b、安排好嘉宾位置(官位高A的做在中间,面对他们,第二的坐在A的左边,第三坐在A的右边)
c、准备好现场音乐(在中场休息时可以播放轻音乐之类)
d、物品要摆放好位置(如果领导多的场合要准备好水果)
e、调试好麦克风、音乐与需要的课件
f、文秘组要确定好流程,准备好会议纪要,打印出适应的份数
g、每次活动要联系好宣传队(乔老师、许迦勒、蓝鸟通讯社)
h、有海报的相关讲座要将海报贴在课室内,有横幅的要吊起来
i、属于学生的交流会类,要及时整理出一份通讯录,发给乔老师。
j、出场活动的工作人员要佩戴好工作证和校徽,做在大会座位的左右两侧,没有座位的站在左右两侧。
k、安排好观众的座位,如果人数过多,要安排观众坐于中间的阶梯。也可以向物业管理人员借凳子。
l、如果到场观众过多,要安排好观众的入场秩序。
m、事后,有关活动的照片、通讯稿要发给乔老师,如果有团委参加的活动要发给团委秘书长。由其他部门负责摄影与稿件的要提醒其发送。
二、大型活动
1、要提前一个月准备好策划书,并且最好备多几个方案供老师选择。并且与外联部先联系,知会其拉赞助。
2、准备好活动的明细表,安排好各部门的工作,并且让团委个别部门参与到工作中,落实好各部门的工作,每次活动安排做搬抬桌椅的部门尽量不重复。并且安排好机动组,为随时候命。活动必须出现的两个部门为社会实践部与青协。
3、确定好时间、地点、人物,确定工作人员参与活动前培训。
4、事先确定好工作餐人数,预订工作餐。(定餐地点询问乔老师)
5、协助宣传部做好场地的布置,规划好场地。位置为:文外管经公计
6、准备好活跃气氛的道具。
7、预备好突发情况,准备突发大雨,领导的去处。
8、对于外来嘉宾、工作人员要安排好住处、吃饭情况。(询问乔老师)
9、准备好摄影、摄像队伍。在运动会上要事先提醒好女生部准备医疗队伍并确认好医疗设备。
10、调试好音响、麦克风,与工作人员沟通(蒋玮老师负责)。
11、确定好出场嘉宾(张部)评委(刘佳老师)。
12、提前一个星期出节目单,确定人员发放和发放地点。
13、做好宣传稿,发布在三个地方――南方后院、官网、学工部(不同地方发不同类型的稿件)
14、准备好签到:a、彩排签到
b、活动结束后工作人员的签到
(签到表一式两份,一份交给监察部另一份秘书处存档。)
15、把握好活动的时间,做好开、关灯和门。
注:该规章制度即日起生效;
中山大学南方学院学生会秘书处保留此规章制度的最终解释权。
中山大学南方学院学生会秘书处
二??九年九月十二号
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