学生会文件管理制度
为了加强文件管理,培养规范意识,提高工作效率,特制订此制度。
一、文件的撰写
1、各部门必须对文件撰写引起高度重视,必须依照实际情况进行撰写。
2、规范标题。阶段性的文件标题格式为“机构+时间+文件类型”,
如“中文系团总支学生分会办公室20XX—20XX学年第二学期工作计划”;活动等事件性文件标题格式为“机构+时间+事件+文件类型”,如“中文系学生分会文体生活部20XX年迎新晚会工作计划”。具体参照文件命名表。
3、规范落款。文件署名发文机构全称,后落日期,一并落于文件右下角,居右对齐。日期格式为“20XX年2月16日”(落款日期为阿拉伯数字),多部门联合发文的,按层级高低由上到下的署名。
4、规范文稿。手写稿纸统一用规范的材料纸,电子稿标题统一
为三号黑体加粗,正文四号仿宋,正文中小标题为四号黑体,落款为四号仿宋。
5、规范盖章。文件撰写完成后,按部门所属在落款处加盖公章,
公章要求清晰公正。跨机构联合发文的,按层级高低由左到右盖章。
二、文件的收发
1、各部门于学期初以及学期末拟定学期工作计划于总结,并在
规定的时间内上交至院团委学生会。活动计划、总结分别在活动开展的前三天和结束的后三天内上交,并在本部门“院级材料上交登记表”上做好登记,注明文件名称、送交时间、送交人姓名、接受人姓名(其中接受人姓名必须由院团委学生会接受材料人员签)。院级材料上交表”各部门自行保管,遗失或损坏自行负责。
2、上级材料下达,各部门按部门对口原则和职能划分原则负责
接受,并在收件不上做好登记,注明文件名称、接受部门、接收时间、接收人姓名,文件传达完毕后保留一份复印件后送办公室归档。
3、其他材料,如学院工信息(校报,系杂志、报刊)传阅完毕
后,交办公室归档。
三、文件的存放
1、各部门所有材料一式三份,一份交与院团委学生会,一份交
与办公室,一份本部门留底(不盖章)。
2、各部门文件必须存有电子稿。
3、各部门定期(一般为半个月)对本部门的文件进行编号,归
档,并制作文件归档电子目录。
4、主席团将联合办公室于每学期第七周、第十四周、第十八周进行各部门材料清查,清查内容包括学期工作计划、活动计划、总结及图片材料、学期工作总结、院、系级会议记录本、上交院级材料签收表等。
四、文件的借阅
1、归档文件借阅,须经办公室人员同意,并做好登记,准时归
还。任何人不得不经允许私自翻阅,带走文件。
2、文件如不幸遗失马上和部门负责人联系,及时补好遗失文件。
五、管理的组织
1、中文系团总支、学生分会办公室负责所有文件统筹管理,定期审查、汇编。
2、各部门负责人协助办公室做好本部门文件管理,定期检查档案,
并做好相关电子存档工作。
中文系团总支、学生分会办公室
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