公协秘书部工作计划

秘书部作为公共关系协会的重要部门之一，负责各种文职工作，协调协会内部各部门开展工作，管理好协会的重要资料，是沟通协会上下的桥梁。本届秘书部希望在传承往届良好传统的同时，创新工作，进一步扩宽部门的工作范围，努力使秘书部成为协会的内部枢纽，外部形象代表。具体工作计划如下：

一、 小朋友的培养

小朋友是协会，部门未来发展的希望，他们的能力、归属感关系到协会以后的发展方向，因此小朋友的培养是一切工作之首。而小朋友的培养又是一项长期，艰巨的任务，我们应该在任何时期都注重去做。为此，我们按时期分了以下几点：

(一) 招新：

招新是协会在这个学年的开始，它的好坏与协会在这一年的发展有很大的关系，因此，招新时对小朋友的标准和要求一定要明确好，能力可以培养，但是性格和责任心很重要；

(二) 平时生活：

部长们在平时的生活中应该负责好以下三个的职能：专业职能，情感职能，交流职能。

（1）专业职能：专业职能主要是针对本协会的职能----公关知识，部长们在平时和小朋友的聊天或工作中应该将自己所掌握的公关知识传递给小朋友们，让他们在公关知识的氛围中成长；在这方面不一定要开会聚在一起才能实行，我们可以在平常的生活中灌输这些知识，例如：用飞信定期发相关的知识，即可以当作温馨提示，也可以学到东西有助于我们之间的沟通。还可以介绍一些好的视频，书籍给大家增值自己。在一段时间之后，我们可以举行一个部门内部的公关知识大赛，考验我们的成果。

（2）情感职能：情感职能主要是针对小朋友对协会的感情、归属感的问题。协会并不像学生会那样有着强制性，他是靠感情来维持的。因此，培养小朋友的归属感很重要，部长们在空闲时间应该多和他们聊天，关心他们的生活，尽力帮助他们所遇到的问题，特别是开学初帮助他们去尽快适应大学生活，而温馨提示是重中之重；

（3）交流职能：交流主要是针对小组内部成员、小组与小组之间、部门与部门之间、协会与协会之间的交流，根据上一年的经验，秘书部在小组之间的交流是做得不够的。部长可以带领小朋友多在Q群发言，小组内或小组间可以有空就一齐吃个饭或宵夜，让大家多作交流，也可以多搞些部门内的活动或部门间的联谊；

(三) 培训

新生参加我们协会，更多是冲着培养自己的公关知识而来的，如果它们在此学不到有用的东西，将会有损协会的形象，而且不利于留住人才。因此，一定要落实好定期培训和注重培训的内容：

时间：招新后两星期内，常规每月一次；（一学期不少于四次）

内容：“秘书部职能”、“如何适应大学生生活”、“公关知识”、“社交礼仪”、“公文写作”等等

培训人员：主要是秘书部各位部长，也可以邀请其他部部长，或者请前几任协会的师兄师姐作经验交流，条件允许的话可以邀请徐钢英老师等著名讲师；

培训一方面可以增加小朋友们的公关知识，也可以有利于他们之间的交流，并且也可以借此介绍我们的公关精英大赛，打响我们的品牌。

(四) 活动

上面所说到的培训只是理论方面的，而要想培育公关能力则要靠活动来实践。在部门内的活动可以完全交给小朋友们去组织，锻炼他们的能力；而在培训后也可以让他们代表协会参加啊一些活动，例如拉赞助、代表协会参加其他协会的活动等。而协会的活动也应该尽早让小朋友去参加，毕竟协会的工作量很大，需要小朋友的参加，而且也可以让他们接触到公关的活动。我们应该制定好人员表，尽量每一次参加活动的人员都不同，一来可以让他们不会觉得工作量大，二来可以让他们每一个都得到锻炼的机会。特别在第二学期，必须进一步放手让干事去接触协会事务，如品牌活动公关精英大赛，一方面鼓励干事们积极参加比赛，另一方面也可以让部分干部带领适当数量的干事负责比赛的筹备推行工作，进一步锻炼他们的能力；

最后，在每次培训或活动后都应该让他们作一下总结，让他们知道自己学到了什么，并且在下一次应该注意些什么。

注：部长在带小朋友时需要细心，耐心和责任心。重视每一位小朋友，与它们一齐工作，给它们更多的机会去展现自己。

二、 部门本职工作

（一）活动的准备、总结工作

包括活动前的准备会议，前期向社联申请活动的相关事宜，协会内部沟通工作，邀请外宾工作，活动签到工作，活动后的总结会议等等。正部负责整体的协调和与其他部门沟通，反映情况，并且争取参与到活动中去。而落实工作将由副部们轮流负责，到后期可以把工作逐渐安排让小朋友参与、负责，和他们一起工作、体验，有利于增强干事们的存在感以及加强部门凝聚力。

注：社联办公室上班时间是：每周一至周五，中午11:50-12:30下午4:30-5:30 由于社联是每周一递交社团相关的申请表到书记办公室审批，周四通知社团负责人拿批条的，为提高办事效率，递交策划书最好在每周一，且可与申请课室，海报，横幅，宣传摊位等同时进行，根据活动涉及的相关地点，分别到华山和五山办公室申请。

（二）建立健全的资料库

1）协会内部资料整理工作：整理协会内部的文书，资料，建立资料库存档，并把资料转交给宣传部以便更新协会博客，电子相册和视频。协会内部资料的整理工作繁琐而重要，它记载着公协发展的历史。协会的发展需要资料的整理，具体将由各副部负责相应部门，跟踪督促其部门内部的资料整理资料交由秘书部整理。

1向各部门收集活动的相关资料：包括图片，视频，宣传单张，活动总结等

2对资料进行筛选，分类，排版

3储存新的资料，更新资料库

2）建立资料库：例如公关知识的资料库等等

（三）与学术部共同负责协会的文化建设

文化建设是协会内部建设其中一个重要组成部分，它默默影响着协会内的每一位成员。良好的团队文化氛围，有利于增强协会的凝聚力和向心力，甚至，它可以作为一种无形的推力，鼓励每一位队友向着协会最高的目标而努力。文化建设的工作不是一蹴而就的，它需要我们秘书部和学术部时刻关注着协会的动态，不断更新有关信息，以便全协会成员感受到协会的文化传递。

（四）落实交流职能与情感职能

1）落实交流职能：招新后安排两组两组的小规模部门内联谊，让部门内的小朋友尽可能的认识更多的人，联谊的方式不限，可在饭堂温馨联谊，在户外联谊，带队出去参观联谊等等，视情况而定。条件成熟后将与其他部门进行联谊。

2）落实情感职能：在特定的时间或活动发出温馨提示。温馨提示不仅要发给小朋友，还要发给协会的师兄师姐。本着感恩的心去做，坚持不懈。每个部长可专门负责某些特定的人。这项工作需要登记。各位副部也需要定期与小朋友有交流，这要体现在各位副部的小朋友培养计划上，可通过电话，短信，联谊，聚会等形式，向小朋友渗透协会的精神，本部门文化，介绍公关知识。

（五）秘书部内部分工

秘书部由6位部长组成（1名正部长，5名副部长），各部长间职能必须分工好，落实好。具体如下：

正部长：协调、统领整个部门的工作。部长和其他部门、会长团协调好秘书部的工作。带领副部长，整理、更新整个协会的通讯录和空闲时间表，与外校公协或相关组织的联系和合作，协会资料库的整理及更新，计划部门建设，部门发展计划，跟进副部门的工作等。

副部长：落实好部门本职工作及小朋友的培养方案，落实部门负责的工作。

（1） 针对协会内部工作，副部门将实行责任制，每个副部负责相应的协会其他部门，落实好通知，整理部门资料，督促其他部门落实温馨提示及其他相关工作.

（2） 针对部门内部工作，各位副部将实行轮换及责任制。特别是针对活动的神情，每个副部轮流进行。（因为灶坚住在华山，所以要多帮忙负责申请工作）部门内部会议的主持由5位部长轮流担任。

三、 部门职能拓展――建立外交网

致力于打造一个更广泛，更深入，更高层次的人际关系网，了解各大高校或其他相关组织的动态，为协会建立更大的发展空间。

（一）协会内部

由部长和其他部长协调，争取部门承包工作或活动，例如一些活动的策划和主持，给更多的机会给小朋友发挥所长，一展身手。

（二）华农其他协会

安排人员积极参与其他协会的活动，加强协会间的合作，争取与其他协会一起举办一些全校性的影响力大的活动。

（三）华农学校或学院的公关部、外联部

多与各学院的公关部、外联部联系，一方面可以邀请他们参与我们的交流会，分享经验，另外一方面可以方便开展相关培训时借课室。

（四）广东其他高校公协

秘书部已经总结出广东高校公协的交流通讯录，之后将由每位部长们负责若干高校，和他们的联系人保持好联系，方便我们以后邀请外宾，组织一些跨校的活动，甚至更大的活动。这将是秘书部的重头戏，每位部长必须认真落实。另一方面，积极参加各大高校的大型活动，吸取经验，看是否有新的管理方法，推陈出新。

华南农业大学公共关系协会秘书部

20XX．07．06