集团公司档案管理制度
一、档案是指公司各项工作中形成的,具有保存价值的各种载体的文件材料。
二、档案应有专人统一管理,维护其完整、准确、系统、安全,并便于集团内共享和方便使用。
三、经营公司行政办为档案的业务主管单位,对档案形成部门进行业务指导和监督检查。
四、处理部门在文件材料办理完毕后,应及时将具有保存价值的文件材料整理、组卷,并向单位档案部门移交。
五、文件材料的归档实行随办随归的办法。
六、 档案的保管期限规定为永久、定期两种。凡是反映单位主要职能活动,有长远利用价值的档案,列为永久保存。
七、电子版文件形成后,应制成相应的纸质文件与电子文件一同归档,并保证两者内容、形式的一致。
八、经营公司行政办对营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件及电子版必须统一存档管理,建立借阅登记和张贴存放登记制度。
九、经营公司行政办对员工个人档案必须统一存档管理,如身份证复印件,户口本复印件,最高学历复印件,驾照复印件,获得的各类证书复印件,在公司工作期间获得的各类奖励等。新员工入职时进行现场复印,每月15日-20日将新员工档案提交集团综合管理部;员工花名册电子版(基础信息,培训信息,养老医保信息)每月的15日-20日将电子版发集团综合管理部(利于保险等增减变动);员工调动时原单位将员工档案交集团综合管理部,由集团综合管理部登记后转移给新单位行政办。
十、为了便捷工作,公司章程、股东会决议、验资报告、审计报告、房租合同等要求同时备份电子版存档。
十一 、公司签收的政府职能部门的批复文件,建设过程中的规划、图纸资料,公司下发的文件等必须由行政办保存原件,并完善借阅手续。
十二、集团存档管理内容:
1、营业执照办理或变更;
2、每年的审计报告存档;
3、公司建设过程中政府职能部门或工厂红头文件、批复、图纸等等(原件);
4、各公司的营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等电子版;
5、员工个人档案:身份证复印件,户口本复印件,最高学历复印件,驾照复印件,获得的各类证书复印件,在公司工作期间获得的工厂公司各类奖励证书等。
6、员工花名册电子版(基础信息,培训信息,养老医保信息)
十三、经营公司行政办档案管理内容:
1、营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件统一存档管理,必须建立借阅登记和张贴存放登记;
2、员工档案存档(复印件)
3、营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件,电子版存档;
4、考虑工作便捷,要求将公司章程、股东会决议、验资报告、审计报告、房租合同等,做成电子版存档;
5、员工调动档案:原单位整理封口后交由本人,传递给集团综合管理部,集团登记后转移给新单位行政办。
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