职场新人必知 处理工作邮件的五个错误
又到12月,职场中人的工作逐渐增多,电子邮箱的使用频率也逐渐增加——office里的金领、白领们已经习惯用邮件来做日常工作的沟通、交流。而且,为了便于日常工作,往往每个人的收件人中,都会有整个部门、甚至整个公司同事的群发地址,正常的邮件就不说了,有时候一个马虎,一键下去,把私人邮件发错了地址,这下可就尴尬了。严重的错误还会影响到工作,万一涉及公司内部机密,将造成无法挽回的损失。日前在前程无忧论坛上,就有网友讨论了在发送工作邮件时经常会犯的错误,其中“写邮件时遗漏附件”是网友最常犯的错误,有77%的网友曾出过这个问题。本期讲堂,记者特致电全国某500强企业北京分公司市场销售主管李艳,来为大家说说办公室里的邮件错误。
特邀嘉宾:某企业北京分公司市场销售主管李艳主讲内容:谨防工作邮件失误
错误一:收件人、抄送人分不清
不久前,李艳的一个下属手头有个项目需要另一个部门的配合支持,于是下属就给那个部门的同事发了邮件,收件人里第一位写的是对方部门的合作同事、第二位是李艳的地址、第三位是对方部门经理的地址。
接到邮件以后,李艳有点发蒙,赶紧把下属叫到了办公室:“你是在叫我们帮你完成这件事情吗?你不知道邮件有抄送这个功能吗?”
小提醒
抄送人,是指只需要知道这回事的人,不需要对邮件予以响应,当然如果有建议,也可以回复邮件;
收件人,是指那些要受理这封邮件所涉及的主要问题、理应对邮件予以回复响应的人;
各收件人的排列应遵循一定的规则,比如按收件人的所属部门排列、按收件人的职位等级从高到低或从低到高排列;
转发敏感或者机密的信息时要小心谨慎,不要把内部消息转发给外部人员。
错误二:最重要的附件没发送
一次,李艳在下班前再三嘱咐下属,第二天一早要把一个会议需要的重要电子文件传至她邮箱,下属也再三保证没问题。李艳这才放心下了班,谁知道第二天,问题真出现了。
早晨八点半,会议将准时开始,参会一方是一个非常重要的大客户。结果,李艳八点钟来了公司后,打开邮箱一看,邮件是有,可是重要的“附件”怎么刷新也没有。这下可把李艳急坏了。好在还有半个小时会议才开,李艳及时进行了处理,才不至于造成更大的损失。
小提醒
一般邮件中,附件都是必不可少的。因此,在按发送键之前,一定要仔细查看附件有无传送上来,发件人还应在正文中提示收件人查看附件;
当邮件中带有多个附件时,发件人应在正文中对各个附件的内容作简要说明。便于收件人分辨主次进行查看;
当附件数目较多时应打包压缩成一个文件。另外,不少企业对邮件的附件大小设限,如果容量过大,发件人应将附件分成几个小文件分别发送;
如附件是特殊格式的文件,发件人应在正文中说明打开方式。
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